Før revisjonen:
I brevet frå revisor vil det vere opplysingar om kva som skal bli gått gjennom ved revisjon, og kva dokumentasjon som må vere tilgjengeleg. Det er viktig at du går gjennom revisjonsvarselet og vedtaksbrevet og sertifikatet frå førre revisjon. Stemmer registreringane Debio har, eller er det endringar? Du bør også lese gjennom di eige driftsbeskriving. Driftsbeskrivinga skal vere dekkande for drifta, og du kan endre på den ved å logge deg på i Debio-portalen.
Hugs å forberede aktuell dokumentasjon, bl.a. rekneskapen med bilag som skal vere tilgjengeleg ved revisjonen, i fysisk eller digital form.
Det er spesielt viktig at du set av god nok tid til revisjonen, og at du ryddar unna forstyrrande element. Dersom noko er uklart, kan du kontakte Debio-revisoren din før revisjonen!
Under revisjonen:
Etter eit opningsmøte vil revisoren og dei driftsansvarlege dra på synfaring. Etter synfaringa blir det lagt fokus på dokumentasjon og registreringar.
- Sporing av produkt: Revisor skal kunne spore produkt eit ledd fram og eit ledd tilbake basert på vurdering av risiko ved hjelp av rekneskapsbilag og anna dokumentasjon.
- Kontroll av mengder: Revisor skal kunne kontrollere at produsert/ omsett mengde ikkje overstig input ved hjelp av rekneskapsbilag og anna dokumentasjon.
- Løyve: Er krava kring ev. løyve overheldt? (F.eks. konvensjonelt fôr, såfrø m.m., løyve må vere på plass FØR driftsmiddelet blir tatt i bruk eller eit konvensjonelt dyr kjøpt inn.)
- Noteringar for:
- Bruk av gjødsel (planlagt og utført gjødsling, f.eks. gjødslingsplan med notat for faktisk gjødsling)
- Såvare (kva er brukt kvar?)
- Fôring og beitebruk (Når kom dyra på beite/ når blei de satt inn i fjøsen? Hjelpeskjema som ligg på nettsida til Debio)
- Tilbakeholdingstid ved bruk av vet. med. (helsekort & dobbelt tilbakeholdingstid)
- Kalvestell (eiget skjema)
OBS! Ift. driftsbeskrivinga blir det også lagt vekt på eit nytt spørsmål om vurdering av kritiske punkt i driftsopplegget, dvs. punkt der det er størst risiko for at det kan oppstå avvik eller samblanding med ikkje-tillate stoff.
Hugs å føre logg over mottakskontroll. Du kan f. eks. bruke skjemaet som ligg på heimesida til Debio
(«Mottaksskjema»). Alternativt kan du skrive «Øko ok» på inngåande fakturaar, ta vare på pakksetlar, eller ta bilde av desse og lagre bilda i ei digital mappe på PCen din. Beskriv i driftsbeskrivinga di korleis du fører mottaks-logg og korleis du sørger for at du kun kjøper tillate driftsmiddel.
Korleis forhalde seg til registrerte avvik?
Under revisjonen:
Revisoren vil lage ein revisjonsrapport og gå gjennom rapporten med gardbrukaren. Om det har blitt registrert avvik har gardbrukaren høve til å ta stilling om avviket er i samsvar med røyndomen, og det blir vurdert og forslått tiltak for å lukke avviket.
Etter revisjonen:
Eksempel på avvik som Debio har registrert:
- Inneareal/ tett liggeareal
- Rein, tørr og bekvem ligge-/kvileplass
- Manglande beitebruk
- Dokumentasjon fôring
- Helsekort
- Innføring/ kjøp av dyr
- Løyve
- Ikkje meldt frå om endringar
- Ikkje framlagt rekneskap/ grunnlagsdokument
- Mottakskontroll
- …
Har du spørsmål? Ta gjerne kontakt med rådgjevaren din i NLR, eller med Debio!
--
Innhaldet i denne artikkelen er etter avtale med Debio mod. etter presentasjonen som blei presentert på møtet 13.02.24.
